Zasady elektronicznej komunikacji

Od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się zasady elektronicznej komunikacji między mieszkańcami a administracją publiczną. Kończy się okres przejściowy, a platforma ePUAP przestaje być dopuszczalnym kanałem doręczeń w wielu postępowaniach administracyjnych. Od nowego roku podstawowym środkiem doręczeń staje się system e-Doręczeń (system doręczeń elektronicznych)

e-Doręczenia:

• to elektroniczny odpowiednik listu poleconego,
• zapewniają dowód nadania i odbioru.

Dla mieszkańca korzystanie z e-Doręczenia nie jest obowiązkowe. Każdy sam decyduje, czy chce posiadać adres do e-Doręczeń. Konto założysz na https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Brak takiego adresu oznacza dalsze otrzymywanie korespondencji w formie tradycyjnej.

Kiedy urząd może uznać pismo wniesione przez ePUAP

Skrzynka ePUAP nie jest już „adresem do doręczeń elektronicznych” wskazanym w przepisach KPA i ordynacji podatkowej. Co do zasady przesłanie pisma przez ePUAP będzie traktowane analogicznie do wysłania go zwykłą pocztą elektroniczną.

Urząd może przyjąć pismo przez ePUAP od podmiotu niepublicznego, jeżeli sprawa:

• nie jest prowadzona w trybie KPA, ordynacji podatkowej lub przepisów szczególnych wymagających e-Doręczeń,
• dotyczy kategorii pism dopuszczalnych w komunikacji ePUAP, np. informacji publicznej, petycji, skarg i wniosków.
• kiedy pismo złożone przez ePUAP nie może być uznane za skuteczne.

Urząd nie może uznać za skuteczne pism wniesionych przez mieszkańców przez ePUAP, jeśli dotyczą one spraw prowadzonych:

• w trybie KPA,
• na podstawie ordynacji podatkowej,
• zgodnie z przepisami szczególnymi wymagającymi tzw. „adresu do doręczeń elektronicznych”.

Kiedy urząd może skutecznie przyjąć korespondencję z ePUAP

ePUAP nadal będzie dopuszczalnym kanałem korespondencyjnym w sprawach niewymagających doręczeń w trybie KPA lub ordynacji podatkowej, na przykład:

• udostępnienie informacji publicznej,
• skargi, wnioski i petycje,
• sprawy prowadzone na zasadach ogólnych, w których przepisy dopuszczają komunikację elektroniczną lub nie precyzują formy doręczenia.

Od 2026 r. nie obowiązuje już tak zwana „fikcja doręczenia” przez ePUAP. Doręczenie staje się skuteczne tylko wtedy, gdy adresat odbierze pismo w ciągu 14 dni od powiadomienia. Brak odbioru oznacza brak doręczenia.

Podsumowanie

Zmiana przepisów oznacza, że:

• ePUAP pozostanie narzędziem pomocniczym, ale tylko w ograniczonym zakresie,
• podstawowym kanałem doręczeń urzędowych stanie się system e-Doręczeń,
• wiele pism kierowanych przez mieszkańców ePUAP-em stanie się prawnie nieskutecznych, dlatego konieczna będzie inna forma złożenia dokumentów.

Głównym celem zmian jest standaryzacja, ujednolicenie doręczeń i zapewnienie pełnej skuteczności działań administracji publicznej.